Älykäs asiakirjojen käsittely ja työnkulun automatisointi
Digitaalinen Postinkäsittely
On aika käsitellä postiasi
Hallitse Organisaatiosi Postia Helposti Ja Nopeasti
Organisaatiot pyrkivät "paperittomuuteen", mutta se ei ole täysin mahdollista paperipostin saapuessa edelleen ja työntekijöidesi kohdatessa vaikeuksia hallita suuria määriä saapuvaa kirjepostia joka kuukausi. Lisäksi etätyöntekijöiden määrän lisääntyminen vaikeuttaa paperipostin toimittamista oikealle vastaanottajalle, mikä voi negatiivisesti vaikuttaa tuottavuuteen.
Riippumatta siitä, aiotko palata toimistoon, pysyä etätöissä vai yhdistellä näitä kahta, kirjepostin vastaanottamisesta ja jakelusta vapautuminen on ratkaisevan tärkeää yrityksesi eteenpäin pääsemiselle. Iron Mountain voi auttaa.
Muuta Postitusratkaisusi
Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on SaaS (Software as a Service) -palvelu, jonka avulla valtuutetut työntekijät voivat helposti käyttää ja vastaanottaa tärkeän yrityspostin digitoituja versioita – missä ja milloin tahansa.
- Käytä digitoitua postiasi turvallisesti pilvipalvelun avulla
- Tehosta yhteistyötä ja tuottavuutta automatisoitujen työnkulkujen kautta
- Integroi nykyisten järjestelmien, kuten sähköpostin, Salesforcen ja Microsoft Office suiten kanssa
- Pienennä fyysistä jalanjälkeäsi ja siihen liittyviä kiinteistökuluja
- Maksa yksi edullinen ja ennakoitava kuukausihinta
Muuta Digitaalista Postinkäsittelyä
Miten se toimii
Iron Mountainin digitaalisen postitusratkaisun käyttöönotto on yhtä helppoa kuin sen käyttäminenkin.
- Kun olet ohjeistanut postipalvelua uudelleenohjaamaan postisi, Iron Mountain noutaa postin kuljettaen sen turvallisiin skannaustiloihimme. Fyysinen postisi ei poistu koskaan Iron Mountainin säilytysketjusta.
- Iron Mountainin asiantuntijat skannaavat ja tallentavat postisi avainsanat automaattisesti, jotta digitoidut kopiot voidaan reitittää automaattisesti oikealle vastaanottajalle. Sinulla on mahdollisuus pyytää tallentamaan enemmänkin avainsanoja, jotka ovat olennaisia organisaatiollesi.
- Poikkeustapausten käsittelyn avulla voit valvoa, kuka lopullinen vastaanottaja on.
- Sähköiset tietosi salataan lepotilassa ja tiedonsiirron aikana suojatun verkon kautta.
- Voit hakea ja lukea digitoitua postia turvallisella tiedonhallinta- ja sisältöpalvelualustallamme, Iron Mountain Insightissa®
- Omistamasi ja hallinnoimasi rooleihin perustuvat käyttöoikeudet varmistavat, että ainoastaan valtuutetut käyttäjät voivat tarkastella ja jakaa posteja.
- Iron Mountain voi auttaa sinua fyysisen postisi hävittämisessä joko postin varastoimalla, turvallisesti silppuamalla tai palauttamalla sen sinulle.
Digitaalisen Postitusratkaisun Ominaisuudet Ja Edut
Digitoida postisi
Käyttää ja säilyttää tietojasi turvallisesti
Saada uusia oivalluksia tiedoistasi
Saat täyden hallinnan postisi elinkaaresta
Parantaa yhteistyötä postiin liittyvien työnkulkujen automatisoinnin myötä
Asiakkaiden menestystarinoita
Unemployment claims, a pandemic, and The Digital Mailroom
Claims processing made simple with digital mailroom
Digitizing the mortgage mailroom
Postinkäsittelyn Modernisointi: Kehity Yhdessä Organisaatiosi Tarpeiden Kanssa
Paperiposti on aina ollut yrityksissä vallitseva ja luotettava postitusmuoto. Postia tulee ja lähtee tasaisena virtana. Kaikki saapuvat asiakirjat on kuitenkin jaettava ja kuitattava ja niihin on reagoitava ajoissa ja tehokkaasti.
Klikkaa alla olevia laatikoita oppiaksesi lisää kolmesta eri postitustyypistä ja siitä, kuinka voit modernisoida oman postinkäsittelysi.
Perinteinen
Perinteinen
- Työntekijöiden tuottavuuden heikentyminen, johtuen postin lajittelusta ja jakelusta oikeille henkilöille eri osastoilla
- Asiakaskokemusten heikentyminen
- Mahdolliset seuraukset vaatimustenmukaisuudelle ja sääntelylle
- Arkaluontoisten tietojen häviäminen
- Suuremmat haasteet etätyöntekijöiden tukemisessa
Digitaalinen
Digitaalinen
- Kirjepostin skannaaminen ja digitointi verkko- ja mobiilikäyttöä varten
- Metatietojen talteenotto tehokkaan haun takaamiseksi
- Validointi ja tarkistaminen
- Luokittelu tekoälyn avulla
- Käyttäjien pääsyoikeudet
- Vaatimustenmukaisuutta parantava tarkastusseuranta
Älykäs
Älykäs
- Sisällönhallinta
- Tiedonhallinta
- Älykäs metatietojen talteenotto ja rikastaminen
- Haku- ja noutotoiminnot
- Yhteistyö
- Työnkulun automatisointi
- Yhdistetty monitietokanta
- Optiset merkintunnistustoiminnot
Aiheeseen liittyvät resurssit
Näytä lisää tukimateriaalejaUnemployment claims, a pandemic, and The Digital Mailroom
Claims processing made simple with digital mailroom
Digitizing the mortgage mailroom
Tarjoamamme lisäpalvelut
Asiakirjojen Skannaus Ja Digitaalinen Arkistointi
Muuta liiketoimintaasi ja keskitä tietosi digitaalisen skannauksen ja tallennuksen avulla
Älykäs asiakirjojen käsittely ja työnkulun automatisointi
Digitaalisoi, säilytä, automatisoi ja vapauta datasi voima automaation avulla.
Turvallinen Yritysten Loppukäyttäjien IT-Laitteiden Tuhoaminen
Paranna turvallisuutta, kestävyyttä ja suojaa brändisi mainetta ITAD-palveluillamme
Usein kysytyt kysymykset
Miten Iron Mountain varmistaa postin ohjaamisen oikeille vastaanottajille?
Jokaiselle asiakkaalle on määritelty käyttäjäryhmä, ja varmistaakseen postin ohjautumisen oikeille henkilöille, käyttäjäryhmät yhdistetään oikeiden metatietojen suojaussääntöihin. Iron Mountainin käyttöönottotiimi varmistaa, että organisaatiossasi on käytössä asianmukaiset roolit ja turvatoiminnot, jotta tietoturva ja tietosuoja säilyvät.
Kenellä on pääsy posteihini?
Iron Mountainin käyttöönottotiimi järjestää tapaamisen organisaationne kanssa selvittääkseen, miten organisaationne haluaa käsitellä postia: osastoittain, kerroksittain, yksilöittäin jne. Sen jälkeen Iron Mountain määrittää käyttäjät, käyttäjäryhmät ja metatietojen suojaussäännöt varmistaakseen, että postiin pääsevät käsiksi oikeat henkilöt. Monissa organisaatioissa on myös ylläpitäjä, joka voi päivittää tätä hierarkiaa, jos esimerkiksi olet lomalla ja postisi täytyy uudelleenohjata väliaikaisesti.
Mitä postillemme tapahtuu digitoinnin jälkeen?
Voit valita useista kirjepostin hävittämisvaihtoehdoista:
- Kirjepostisi palautetaan sinulle
- Kirjepostisi säilytetään Iron Mountainin arkistokeskuksessa
- Kirjepostisi tuhotaan turvallisesti